Office 365 là gì? Tính năng ít người biết nhưng hiệu quả cao trong Office 365

• Phát triển bởi: Microsoft
• Phát hành lần đầu: 10 tháng 7 năm 2017
• Hệ điều hành: Windows, macOS, Android, iOS
• Thể loại: Phần mềm dịch vụ thương mại

Giới thiệu về Microsoft Office 365 

Microsoft Office 365 là nền tảng hoạt động trên nền tảng đám mây, bao gồm các ứng dụng như Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive và nhiều ứng dụng khác. Bạn có thể bắt đầu với các ứng dụng web và di động miễn phí hoặc nâng cấp lên gói cao cấp để truy cập vào nhiều ứng dụng, bộ nhớ và tính năng hơn.

Bạn có thể đang sử dụng Microsoft Office 365, nhưng để giúp bạn sử dụng hết tiềm năng của nó, bài đăng này nêu bật một số tính năng ít được biết đến nhưng hiệu quả cao.

Từ việc cộng tác với nhóm của bạn trên các tài liệu đến gửi tin nhắn tức thời trong các ứng dụng, có rất nhiều điều bạn có thể làm trong MS Office 365. Hãy bắt đầu tìm hiểu nào!

Cộng tác với nhóm của bạn trên bất kỳ tài liệu nào

Microsoft Office 365 cho phép bạn cộng tác với nhóm của mình trên bất kỳ tài liệu nào hoặc đồng tác giả tài liệu được chia sẻ trong thời gian thực. Chỉ cần tải lên tài liệu của bạn trên OneDrive hoặc SharePoint và nhóm của bạn sẽ có thể truy nhập và làm việc trên đó. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình trực tiếp từ MS Word và theo dõi các thay đổi của các thành viên trong nhóm.

Điều thú vị hơn là bạn có thể nhắn tin tức thời với nhóm thông qua tích hợp Skype trong ứng dụng. Ngoài IM, bạn có thể tổ chức cuộc họp video và chia sẻ màn hình với nhóm của mình.

Lưu trữ dữ liệu an toàn trên OneDrive

Với các nhóm làm việc từ xa luôn cần lưu trữ đám mây đáng tin cậy để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. OneDrive là câu trả lời của MS Office 365 cho bộ lưu trữ dữ liệu đám mây an toàn đi kèm với gói Office 365 và cho phép bạn lưu trữ tối đa 1TB dữ liệu. Ngoài ra, bạn có thể cộng tác trên các tài liệu và tệp trên các ứng dụng của Microsoft trong thời gian thực.

Về an ninh mạng, Microsoft Office 365 cung cấp Microsoft Defender bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi rò rỉ và phần mềm độc hại. Bạn cũng có thể bảo vệ tài liệu của mình bằng mật khẩu, hạn chế sao chép/lưu dữ liệu nhạy cảm và xóa các tệp bị xâm phạm từ xa.

Chia sẻ liên kết

Thời đại gửi tệp và tài liệu thông qua tệp đính kèm đã qua. Với MS Office 365, bạn có thể tải tệp lên đám mây OneDrive và nhận liên kết có thể chia sẻ mà bạn có thể gửi cho bất kỳ ai. Người nhận của bạn có thể chỉnh sửa các tệp này và bạn sẽ có thể theo dõi tất cả các thay đổi trong thời gian thực.

Tính năng này cũng giải quyết giới hạn kích thước tệp mà hầu hết các máy chủ email có. Vì vậy, thay vì đính kèm tệp, bạn có thể thêm liên kết có thể chia sẻ vào email của mình và gửi chúng cho bất kỳ ai bạn muốn.

Biến dữ liệu thành bản đồ

Power Map là một tính năng thú vị của MS Office 365 cho phép bạn biến dữ liệu của mình trực quan hóa tương tác trong Excel.

Bạn có thể tạo bản đồ tương tác 3D hoặc trực quan hóa dữ liệu và thông tin chuyên sâu của mình thông qua các bộ lọc Danh sách, Phạm vi hoặc Nâng cao. Điều này làm cho bạn trở nên ấn tượng để trình bày dữ liệu và phát nó cho bất kỳ đối tượng nào.

Đa nền tảng và trên nhiều thiết bị

MS Office 365 có sẵn cho máy tính và hệ điều hành di động. Vì vậy, bạn có thể sử dụng nó trên bất kỳ thiết bị hoặc nền tảng nào được kết nối với tài khoản Office 365 của bạn. Không chỉ vậy, ngay cả khi bạn đang sử dụng thiết bị khách, bạn có thể truy cập các ứng dụng và công cụ trên bất kỳ trình duyệt web nào.

Ngoài ra, đối với Microsoft Word, PowerPoint, Excel và OneDrive, cũng có các ứng dụng Office Mobile mà bạn có thể sử dụng trên bất kỳ thiết bị di động thông minh nào. Điều này lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa.

Các tính năng email hữu ích

Microsoft Office 365 làm cho email trở nên thông minh hơn và giàu tính năng hơn thông qua ứng dụng Outlook. Chúng bao gồm tính năng Thư không quan trọng của Microsoft cho phép bạn đặt các quy tắc hộp thư đến, chẳng hạn như hiển thị các thư có mức độ ưu tiên cao ở trên cùng.

Ngăn đọc trong Outlook cho phép bạn phát lại email mà không cần mở chúng và Ngăn Hội thoại cũng tương tự.